1. Realizacja obowiązków administracyjnych:
1.1 Administrator ponosi pełną odpowiedzialność za administrowanie nieruchomością wspólną
zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa. Zobowiązany jest wykonywać czynności na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej kierując się zasadą ochrony jej interesu, zgodnie ze standardami zawodowymi ze szczególną starannością właściwą dla ich zawodowego
charakteru oraz zasadami etyki zawodowej.
1.2 Realizuje i nadzoruje ubezpieczenie nieruchomości.
1.3 Administratora obowiązuje tajemnica zawodowa obejmująca wszelkie informacje związane z administrowaniem nieruchomością Wspólnoty Mieszkaniowej, które mogłyby w jakikolwiek sposób naruszyć interesy właścicieli nieruchomości. Obowiązek ten spoczywa na administratorze również po ustaniu wykonywania czynności chyba, że został z niego zwolniony przez sąd lub
inny właściwy organ.
1.4 Administrator obowiązany jest zapewnić właścicielom nieruchomości warunki do swobodnego składania oświadczeń, zachowania tajemnicy a także bezpieczne przechowywanie całej dokumentacji dotyczącej dokonywanych czynności, gwarantujące zachowanie tajemnicy
zawodowej, w tym ochronę danych osobowych.
1.5 Prowadzenie aktualnego wykazu lokali i ich właścicieli oraz przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej.
1.6 Wydawanie zaświadczeń związanych z własnością lokali lub najmem, w szczególności dot. dodatków mieszkaniowych lub pomocy społecznej.
1.7 Prowadzenie korespondencji z członkami Wspólnoty Mieszkaniowej oraz z instytucjami w sprawach dotyczących Wspólnoty.
1.8 Reprezentowanie Wspólnoty Mieszkaniowej przed sądami w sprawach związanych z administrowaniem nieruchomością wspólną, na podstawie odrębnego pełnomocnictwa, w szczególności dochodzenia na drodze postępowania polubownego, sądowego i egzekucyjnego należnych od właścicieli lokali zaliczek na utrzymanie nieruchomości wspólnej (w tym na fundusz remontowy), przypadających na nich a ponoszonych przez Wspólnotę Mieszkaniową opłat na pokrycie kosztów utrzymania lokali a także innych należności Wspólnoty Mieszkaniowej.
1.9 Prowadzenie i aktualizowanie spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej.
1.10 Reprezentowanie Wspólnoty przed organami administracji rządowej i samorządowej, egzekucyjnymi oraz podatkowymi.
1.11 Organizacja zebrań właścicieli lokali, w tym powiadamianie o ich terminach, przygotowanie miejsca na zebranie, kart do głosowania oraz powiadamianie właścicieli lokali o treści uchwał podjętych w drodze indywidualnego zbierania głosów.

2. Realizacja obowiązków obsługi technicznej:
2.1 Nadzór nad przeprowadzaniem kontroli technicznych przez wyspecjalizowane firmy oraz okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego.
2.2 Prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej w sposób prawem przewidziany.
2.3 Przygotowywanie planów remontowych.
2.4 Opracowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami regulaminów dotyczących między innymi: bezpieczeństwa p.poż., porządku domowego, kontroli dostępu do budynku, zgłaszania oraz usuwania usterek, sposobu nawiązywania kontaktu w przypadkach nagłych, niecierpiących zwłoki oraz zwykłego kontaktu.
2.5 Sprawowanie nadzoru nad pracą osób i podmiotów świadczących pracę lub usługi na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej.
2.6 Kontrola wykonania i rozliczanie umów o dostawę energii elektrycznej, wody i , ciepła, gazu, odprowadzenia ścieków, wywozu śmieci, domofonu oraz innych umów zawartych przez Wspólnotę Mieszkaniową.
2.7 Negocjowanie i przedkładanie Wspólnocie Mieszkaniowej ofert firm w zakresie świadczenia usług na jej rzecz.
2.8 W przypadku nagłej awarii, przekraczającej zakres bieżącej konserwacji i zagrażającej bezpieczeństwu ludzi i mienia, a także groźby powiększenia szkody, Administrator może zlecić po uprzednim powiadomieniu Zarządu WM, usunięcie awarii i jej skutków. Administrator ma obowiązek niezwłocznie powiadomić Wspólnotę Mieszkaniową o tym zdarzeniu.

3. Realizacja obowiązków finansowo-księgowych:
3.1 Posiadam profesjonalny program księgowy – komputerowy firmy SACER z Gdyni – DOM5, który pozwala między innymi internetowe sprawdzanie swoich wpłat i naliczeń wobec Wspólnoty.
3.2Rozliczanie wpłaconych przez właścicieli zaliczek na pokrycie:
– kosztów zarządu nieruchomością wspólną – raz w roku, na koniec roku obrachunkowego stosownie do wielkości udziałów poszczególnych właścicieli w nieruchomości wspólnej
– kosztów dostarczania mediów bezpośrednio do lokali mieszkalnych oraz kosztów wywozu nieczystości – w sposób i w terminach wynikających z regulaminu rozliczeń zatwierdzonego uchwałą właścicieli lokali.
3.3 Prowadzenie na własny koszt dla nieruchomości wspólnej określonej przez Wspólnotę Mieszkaniową ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej – w sposób określony w uchwale właścicieli lokali a także sporządzanie i składanie sprawozdania finansowego i stosownych deklaracji do US.
3.4 Ewidencjonowanie opłat za pożytki i innych dochodów z części wspólnej nieruchomości przeznaczonych na pokrycie wydatków związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej.
3.5 Rozliczanie zaliczkowych opłat za świadczenia obejmujące dostawy dla poszczególnych
właścicieli lokali mediów, miedzy innymi: energii cieplnej (c.o.), ciepłej wody (c.w.), i zimnej wody (z.w.) oraz usług wywozu śmieci, odprowadzenia ścieków i innych.
3.6Windykacja opłat należnych od właścicieli lokali, w uzgodnieniu z Zarządem WM wyznaczanie harmonogramu spłat zaległości oraz naliczania odsetek za zwłokę.
3.7 Sporządzanie wezwań do zapłaty w przypadku zalegania przez właściciela, dzierżawcę itp. z zapłatą należnych od niego opłat.
3.8 Obsługa operacji finansowych Wspólnoty poprzez rachunek bankowy.
3.9 Reprezentowanie Wspólnoty przed bankiem do otwarcia – zamknięcia rachunku, podpisywania i
składania przelewów, otwierania i zamykania lokat terminowych, odbierania wyciągów bankowych; występowanie w imieniu Wspólnoty do nadania numeru REGON, NIP i ich aktualizacje oraz składanie deklaracji wywozu nieczystości komunalnych.
3.10 Reprezentowanie Wspólnoty przed organami administracji rządowej i samorządowej, egzekucyjnymi oraz podatkowymi.
3.11W uzgodnieniu z Zarządem Wspólnoty obciążanie właściciela lokalu lub lokali za szkody w nieruchomości wspólnej powstałe z jego winy.
3.12 Sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego oraz innych sprawozdań i deklaracji, jeżeli przepisy nakładają na Wspólnotę Mieszkaniową (lub jej Zarząd) taki obowiązek.
3.13Odczyty i rozliczanie wskazań wodomierzy i ciepłomierzy zainstalowanych w lokalach i w nieruchomości wspólnej.
3.14Sporządzenie projektu rocznego planu gospodarczego oraz przygotowywanie informacji o zrealizowaniu rocznego planu gospodarczego, z podziałem kosztów na poszczególnych właścicieli.
3.15Udzielanie każdemu z właścicieli na jego żądanie wyczerpujących informacji o sprawach dotyczących administrowania nieruchomością wspólną i rozliczeniach.15 Przechowywanie, zabezpieczenie i archiwizowanie dokumentów i dokumentacji dotyczącej nieruchomości wspólnej,
3.16 W przypadku zmiany cen umownych lub urzędowych za media lub inne wykonywane usługi Administrator dokona stosownych przeliczeń opłat i powiadomi w zawiadomieniu o nowych wysokościach zaliczek wszystkich właścicieli lokali oraz wynikłych z tych zmian różnicach w przypadających im do zapłaty kosztów zarządu nieruchomością wspólną i opłat za media dostarczane do lokali.

4. Obsługa prawna:
4.1 Współpraca z wyznaczoną kancelarią prawną do czynności windykacyjnych,
4.2 Przygotowywanie dokumentów zwianych z obsługą administracyjną i techniczną oraz przygotowywanie opinii prawnych zwianych z realizacją i przygotowywaniem w/w dokumentów z wybrana kancelaria prawną.
4.3 Doradztwo w zakresie zarządu nad nieruchomością wspólną z wybrana kancelaria prawną.

5. Internetowa Obsługa nieruchomości.

6. Przetwarzanie danych osobowych:

6.1 Wspólnota mieszkaniowa powierza administratorowi przetwarzanie danych osobowych właścicieli lokali w celu wykonania niniejszej umowy.
6.2 Administrator zobowiązuje przed rozpoczęciem przetwarzania danych podjąć środki zabezpieczające zbiór danych, o których mowa w ustawie z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w celu sprawowania zgodnego z prawem administrowania nad nieruchomością wspólną. Administrator nieruchomości, jako podmiot przetwarzający dane osobowe członków Wspólnoty Mieszkaniowej ma prawo do korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, w tym do powierzenia przetwarzania danych osobowych temu podmiotowi, o ile podmiotem tym jest dostawca oprogramowania komputerowego służącego do administracyjnej, finansowo – księgowej i technicznej obsługi nieruchomości wspólnej oraz podmiot ten zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi obowiązującego prawa. W związku z czynnościami przetwarzania danych osobowych członków Wspólnoty Mieszkaniowej, administrator nieruchomości:
– przetwarza dane osobowe na polecenie administratora danych osobowych, tj. Wspólnoty
Mieszkaniowej,
– przetwarza dane osobowe w sposób zapewniający wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi obowiązującego prawa,
-zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy,
– podejmuje wszelkie środki dot. bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych,
– umożliwia i pomaga administratorowi danych osobowych, tj. Wspólnocie Mieszkaniowej wywiązywać się z obowiązków dot. zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych członków Wspólnoty,
– po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem, zależnie od decyzji Wspólnoty Mieszkaniowej usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, udostępnia Wspólnocie Mieszkaniowej wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych jej członków.